Collecter les documents
Factures reçues par e-mail, documents numérisés sur le copieur et fichiers déposés dans vos dossiers : nous définissons les points d’entrée et les règles de capture DocuWare.
DISTRIBUTEUR DOCUWARE · GESTION DOCUMENTAIRE
GED DocuWare : vos documents organisés, vos validations simplifiées.
Une facture à faire approuver, un dossier RH à retrouver, un document qualité à partager : CYST’M, distributeur DocuWare, vous accompagne dans la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED). Depuis Voiron et Meylan, nous relions la solution aux usages de vos équipes.
Ce que CYST’M met en place et suit avec vous.
Classer et retrouver
Fournisseur, date, numéro de facture, dossier ou type de document : les critères d’indexation sont choisis avec vos équipes pour retrouver une pièce sans parcourir tous les répertoires.
Faire circuler les validations
Les workflows DocuWare organisent les étapes, les responsables et les décisions. Une facture peut être transmise au bon service, approuvée ou retournée avec une demande de précision.
Maîtriser la consultation
Nous définissons les rôles et les droits de consultation ou de modification. Les dossiers RH, documents commerciaux et pièces comptables ne doivent pas être accessibles de la même manière.
Relier la GED à vos logiciels
Nous étudions les échanges avec vos applications de gestion et votre comptabilité. Les champs transmis, les contrôles et les connecteurs sont précisés avant le déploiement.
Accompagner la prise en main
Nous préparons le classement, les circuits et les essais avec les utilisateurs. L’édition de documents Microsoft 365 et la signature électronique sont étudiées selon les licences et les intégrations retenues.
EN PRATIQUE
Une facture fournisseur, du document reçu à la pièce exploitable.
Votre facture arrive dans DocuWare avec ses informations de classement. La personne concernée peut consulter la pièce et prendre sa décision dans le circuit prévu. Le service comptable retrouve ensuite le document et son état de traitement.
Nous travaillons aussi sur les échanges entre DocuWare et Dolibarr : rapprochement avec le fournisseur, contrôle des informations et liaison de la pièce à la facture. Chaque intégration est adaptée à vos données et à vos règles de gestion.
- Factures fournisseurs : réception, validation et recherche des pièces.
- Qualité et dossiers techniques : classement et accès aux documents de référence.
- Ressources humaines : dossiers et droits adaptés aux personnes autorisées.
- Services commerciaux : documents clients et recherche par dossier.
Un projet construit autour de vos documents.
Choisir un premier usage
Factures fournisseurs, documents qualité ou dossiers techniques : commencez par un processus concret.
Préparer le classement
Définissez les informations à retrouver, les droits et les étapes de validation.
Déployer progressivement
Validez le fonctionnement avec les utilisateurs avant d’étendre le projet.
Vos questions.
La GED concerne-t-elle seulement la comptabilité ?
Non. Elle peut servir aux équipes qualité, aux bureaux d’études, aux ressources humaines ou aux services commerciaux. Les règles de traitement dépendent de chaque usage.
Remplace-t-elle une solution de sauvegarde ?
La gestion documentaire et la sauvegarde ont des objectifs différents. Il faut prévoir la protection et la restauration des données de la solution.
Pouvez-vous déployer DocuWare pour plusieurs sites en France ?
Oui. Nous préparons avec vos équipes les droits d’accès, les critères de classement et les circuits de validation communs aux établissements. Les ateliers, la configuration et la prise en main peuvent être organisés à distance ; les besoins d’intervention sur les copieurs ou dans les locaux sont définis avec vous. Depuis Voiron et Meylan, CYST’M coordonne le projet et reste votre interlocuteur.
POUR ALLER PLUS LOIN
Un besoin, une question, un projet ?
Décrivez votre situation. Nous définirons les prochaines étapes avec vous.